Algemene Ledenvergadering Nederlandse Rittensport Federatie

Datum: Dinsdag 6 mei 2008

Plaats: Nieuwegein’s Business Center, Blokhoeve 1, 3438 LC Nieuwegein.

Aanwezig:

Bestuur NRF: A. Povel ( voorzitter), A. van Oosten (1^e secretaris),

G. Brouwer (2^e secretaris), G. van Leersum (penningmeester),

I. Visser (nieuwsbrief/kalender), W. den Doop (reglementen),

en L. Taal (PR) .

10 AC De Ellerijders H. Jongman

11 AC FASNA D. Vervoort

30 TWAC H. Hulsman, W. Wegdam

34 ASV De Vechtstreek E. Naaijen, T. Hemminga, H. De Bruijn

38 AMCTS D. Meijerink

41 GACKR M. Kahn, T,. Jongmans

G. van Someren (oud-voorzitter, gast)

Afwezig met bericht:

AMAC, ASC De Baronierijders , J. van Zuiden ( AC FASNA), A. Aarden (adviseur),

W. van der Plas (AC Quo Vadis), LAC Losser, AC Gaef um Gaas, AC De Grensrijders, ASC Van Hornerijders, D. Pont (voorzitter ASC De Vechtstreek), R. Stöcker (voorzitter AC FASNA), M. den Dunnen (MAC Delfia) en J. Wanders .

1. Opening en mededelingen;

De voorzitter opent om 20.30 uur de vergadering en heet iedereen welkom speciaal de oud-voorzitter G. van Someren. Hij is verheugd over de grotere opkomst dan vorig jaar.

Hij heeft een vijftal mededelingen.

- De website wordt door H. Meijerink in samenwerking met H. De Bruijn zodanig ingericht dat een aantal functionarissen gerechtigd worden zelfstandig mededelingen op de site te plaatsen. Nadere mededelingen volgen.

- De eerste versie van de sportkalender 2009 ligt ter tafel en zal binnen een week aan de verenigingen worden toegezonden.

- Het NRR artikel is door het bestuur aangepast in die zin dat de maximale rijtijd van een rit zonder rust drie uur mag bedragen. Inclusief een uur uitloop vier uur. De reglementswijziging gaat in per 1 augustus 2008. De verenigingen worden nog via een email geïnformeerd.

- AMC “The Skymasters” is bereid op 1 november 2008 de teamrit puzzelen te organiseren. Het bestuur van de NRF aanvaardt volgaarne dit aanbod.

- De coördinator Ledenadministratie G. Brouwer verzoekt vriendelijk de e-mailadressen van leden door te geven. Als u gehoor geeft aan onze oproep zijn wij daardoor in staat veel leden te bereiken via onze nieuwsbrief.

2. Ingekomen stukken

De voorzitter vraagt de secretaris of er nog ingekomen stukken voor de vergadering zijn binnengekomen. Secretaris antwoordt dat berichten van verhindering binnengekomen zijn zoals hierboven is aangegeven.

3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 15 mei 2007

De voorzitter memoreert dat alle actiepunten van die vergadering zijn afgewerkt. De notulen worden goedgekeurd.

4. Verslagen over het jaar 2007

a. secretaris

b. penningmeester (financieel verslag, inclusief balans)

c. coördinator kalender-en kampioenschapzaken

d. coördinator reglementen

e. verslag werkgroep klassiekers

f. verslag coördinator PR

In zijn jaarverslag deelt de secretaris mede dat aan het einde van het verslagjaar de Motor en Automobielclub ’t Sticht en Auto Sport Vereniging Victory het lidmaatschap van de NRF hebben opgezegd. Wij kunnen terugzien op een geslaagde prijsuitreiking 2007 op zaterdagmiddag 19 januari 2008. De prijsuitreiking werd door ruim 80 mensen bezocht. Ook meldt het jaarverslag het succes van onze website die op een voortreffelijke wijze door de heer H. Meijerink wordt verzorgd. Ruim 37.500 maal werd onze site bezocht. In het verslagjaar is in februari en in mei een Nieuwsbrief verzonden. Het bestuur streeft er naar om deze nieuwsbrief regelmatiger te laten verschijnen. Naar aanleiding van het jaarverslag van de secretaris zijn er verder geen vragen.

Het jaaroverzicht van de penningmeester betreft de winst en verliesrekening over 2007, de toelichting en de balans per 31 december 2007. Er zijn zowel in positieve zin als in negatieve zin behoorlijk wat afwijkingen in vergelijking met de bedragen van de begroting. Vooral de uitgaven op het gebied van de PR overschrijden de planning en derhalve was de penningmeester genoodzaakt de voor dit doel gereserveerde gelden aan te spreken. In het totaal is er een gering batig saldo van € 0,41. De penningmeester stelt voor dit batig saldo toe te voegen aan de algemene reserve ondanks de toezegging die is gedaan een eventueel overschot uit te keren aan de verenigingen. De heer T. Hemminga vraagt naar de oorzaken van de afwijkingen in de winst en verliesrekening t.o.v. de begroting. De penningmeester geeft een toelichting en geeft aan dat uiteindelijk de werkgroep Klassiekers geen PR activiteiten heeft ondernomen en in overleg met de organiserende verenigingen is besloten dat de verenigingen zelf PR-activiteiten voor hun rekening zouden nemen. Er zijn ook geen bedragen voor deze activiteiten bij de betrokken verenigingen geïnd.

Ook het financieel verslag van de penningmeester krijgt de goedkeuring van de vergadering.

Het jaarverslag van de coördinator kalender-en kampioenschapzaken geeft geen aanleiding tot vragen. Alle lof voor de werkzaamheden van de heer I. Visser.

Het jaarverslag van de coördinator reglementen vermeldt dat in 2007 de reglementen van de nationale routebeschrijvingsritten en nationale kaartleesritten zijn ontvangen en beoordeeld. De voorzitter vraagt nogmaals aandacht voor de maximale rijtijd van 4 uur voor een rit zonder geplande rust. In een aantal ritten was deze plande rijtijd moeilijk haalbaar.

De reglementscommissie heeft in maart 2007 een uitspraak gedaan m.b.t. voorkennis. De reglementscommissie heeft in december 2007 een uitspraak gedaan m.b.t. niet-kaartwegen. Deze uitspraken zijn gepubliceerd op onze website.

In december 2007 is voor het eerst in het bestaan van de reglementscommissie een vraag binnen gekomen m.b.t. Bol Pijl. De vraag koste de nodige hoofdbrekens en is uiteindelijk januari 2008 beantwoord. Het antwoord vindt u op onze site.

Het jaarverslag van de werkgroep Klassiekers onder leiding van G. van Leersum meldt dat de commissie in het verslagjaar niet heeft vergaderd. In 2007 hebben de commissieleden via mail en telefoon met elkaar contact onderhouden. In 2007 heeft er een oriënterend gesprek plaats gevonden met de FEHAC. In 2008 staat een vervolggesprek gepland.

In 2007 telden de volgende ritten mee voor het kampioenschap klassiek:

6 Uren van Breda, 3 juni

Peelrand Classic Tour, 17 juni

Oosterschelderit, 2 september

De Elburgsche Poorte, 16 september

Het verslag geeft verder geen aanleiding tot vragen.

Het jaarverslag van de coördinator PR memoreert dat op de ALV op 15 mei 2007 met instemming van de leden een bestuurslid PR is aangesteld. In de tweede helft van 2007 is een PR beleidsnotitie vastgesteld waarin een aantal verbeter- en strategische uitgangspunten waren weergegeven. De uitgezette koers is gericht op de werving van nieuwe leden en donateurs / zakelijke partners.

Daarbij is gekozen voor een eerste aanzet tot een uitbouw van de NRF website waarbij op een wervende wijze aandacht wordt geschonken aan de elementen van de rittensport in al haar facetten. Ook is de herkenbaarheid en positionering van het NRF logo onder handen genomen door er een rallyschild om heen te plaatsen. Als dienstverlening naar de leden maar ook als lokker naar de website is een gratis te downloaden tabel met gemiddelde snelheden op de website geplaatst. Er is promotiemateriaal zoals stickers met het nieuwe logo en afstandenliniaaltjes, eveneens met logo, aangeschaft. Aan de besturen van de verenigingen is gevraagd om promotiemateriaal via de starttafels aan de deelnemers van ritten ter beschikking te stellen.

De volgende stap is het werven van fondsen om de activiteiten van het bestuur en de PR te kunnen bekostigen. Op dit moment (februari 2008) wordt de laatste hand gelegd aan het formuleren van criteria voor sponsoring zodat het voor (toekomstige) zakelijke partners en het NRF bestuur (en de bij de NRF aangesloten leden) op transparante wijze duidelijk is wat de wederzijdse verplichtingen zijn. Deze criteria zullen in 2008 aan het bestuur van de NRF en hun leden ter besluitvorming en vaststelling voorgelegd worden.

Het verslag geeft verder geen aanleiding tot vragen.

5. Verslag kascommissie

De kascommissie bestaande uit de heren P. van Rijckevorsel, J. van Zuiden(was verhinderd) en D. Meijerink heeft de boeken van de penningmeester gecontroleerd. De heer D. Meijerink doet verslag van de bevindingen. De commissie heeft geconstateerd dat de stukken in orde waren en dat de saldi in overeenstemming waren met de financiële stukken. De kascommissie stelt voor de penningmeester en het bestuur voor het verenigingsjaar 2007 decharge te verlenen.

Vergadering kan zich in dit voorstel vinden.

6. Begroting 2009 en vaststelling contributie 2009

Het bestuur stelt voor om de contributies voor het komend jaar aan te passen en memoreert dat de contributie vorig jaar niet was gewijzigd. Dit heeft tot gevolg dat de begroting een klein positief saldo van € 190,- laat zien.

De heer T. Hemminga heeft bezwaar tegen het niet opnemen aan de uitgave kant van een bedrag voor promotiemateriaal en aan de inkomstenkant staat geen bedrag als inkomsten bij het promotiefonds. Op zijn voorstel worden op beide plaatsen een bedrag van € 1500,- begroot.

De vergadering gaat akkoord met de aangepaste begroting en het contributievoorstel voor 2009.

7. Bestuursverkiezing

Aftredend volgens schema zijn de heren G. Brouwer en I. Visser.

De heer I. Visser stelt zich niet herkiesbaar. Aangezien geen tegenkandidaten zijn aangemeld worden de heer G. Brouwer onder applaus herkozen. Het bestuur stelt voor de heer H. De Bruijn, lid van ASV De Vechtstreek, tot lid van het bestuur te benoemen. De heer H. De Bruijn krijgt de gelegenheid zich voor te stellen. Hij doet sinds 1971 mee aan de rittensport. In eerste instantie routebeschrijvingsritten bij MAC Swalmen, AMC d’ Uitlaat en MAC Delfia en de laatste tijd ook kaartleesritten bij ASV De Vechtstreek. Hij wil zich graag in zetten voor de rittensport in het algemeen en zal speciaal belast worden met coördinerende werkzaamheden voor onze website en ten behoeve van onze Nieuwsbrief. De vergadering gaat onder applaus akkoord met zijn benoeming.

De vergadering gaat akkoord met de volgende functieverdeling binnen het bestuur:

Voorzitter: A. Povel,

Secretaris/ Coördinator wedstrijdzaken/kalender/: A. van Oosten,

Coördinator Ledenadministratie: G. Brouwer,

Penningmeester/ Coördinator Klassiekers: G. van Leersum,

Website/Nieuwsbrief: H. De Bruijn,

Coördinator reglementscommissie: W. den Doop,

Coördinator PR-activiteiten: L. Taal.

De voorzitter A. Povel neemt het woord en blikt terug op de bestuurscarrière van het aftredende bestuurslid. De heer I. Visser is op 28 maart 1996 toe getreden tot het bestuur. Actief binnen de rittensport, met name binnen het gebied van de kaartleesritten en afkomstig van vereniging ASV De Vechtstreek. De voorzitter A. Povel dankt Sjaak Visser voor zijn werk voor de NRF en onderstreept zijn dank door het overhandigen van een geschenkbon.

Op voorstel van de heer H. Hulsman wordt de vergadering onderbroken voor het nuttigen van een drankje.

8. Benoeming kascommissie

De heer T.Hemminga van ASC De Vechtstreek wordt voor een periode van drie jaar gekozen tot lid van de kascommissie. Het aftredende lid de heer D. Meijerink wordt bedankt voor zijn inzet.

9. Samenwerking met verenigingen die nu nog bij de KNMV zijn aangesloten

Tijdens de huldiging van de kampioenen 2007 heeft voorzitter A. Povel overleg gehad met de heer J. Luiten die namens de KNMV-verenigingen zitting heeft in de reglementscommissie.

Op 11 maart in Nieuwegein en op 22 april in Staphorst hebben oriënterende besprekingen plaatsgevonden. Op dinsdag 3 juni aanstaande vindt een besluitvormende vergadering in Staphorst plaats. Bezien wordt of circa 15 verenigingen die nu nog bij de KNMV zijn aangesloten met ingang van 1 januari 2009 aansluiting gaan zoeken bij de NRF.

10. Beleidsnotitie sponsoring NRF

De financiële middelen binnen de begroting laten geen ruimte om een ordentelijk en een gericht PR beleid uit te voeren. Om de contributies van de leden van de NRF niet onder druk te zetten is gezocht naar alternatieven. Deze alternatieven zijn gevonden in het als webportaal ter beschikbaar stellen van ruimte op de NRF website aan kandidaat sponsors die onder in deze notitie vast te stellen beleidsuitgangspunten en kernwaarden vallen en waarbij aanvullende sponsoring mogelijk moet worden gemaakt door facilitaire ondersteuning van de rittenorganiserende verenigingen.

Sponsoring kan bestaan uit twee elementen: eenzijdig en tweezijdig. Bij eenzijdige sponsoring is geen sprake van een tegenprestatie. Eenzijdige sponsoring (dus zonder tegenprestatie) is feitelijk subsidie. Dit is een belangrijk fiscaal gegeven waaruit (onder voorwaarden) geen fiscale verplichting voortvloeit. Bij een tweezijdige sponsoring kan er (onder voorwaarden) een fiscale verplichting van zowel Vennootschapsbelasting en BTW ontstaan.

In feite betreft het een complexere vorm van sponsoring aangezien er sprake is van sponsoring aan een rechtspersoon (NRF) die niet een organisator (de verenigingen) van evenementen is (en daar een deel van de tegenprestatie plaatsvindt) maar wel faciliteiten op bijvoorbeeld de website / briefpapier ter beschikking stelt. Van belang is dat, in verband met de fiscale afbakening, er na het vaststellen van het sponsorbeleid er met de Belastingsdienst afspraken worden gemaakt.

Als criteria voor het beleid ten aanzien van een zakelijk partnerschap wordt voorgesteld:

- Er moet voldoende tijd zijn om de sponsoring te kunnen invullen;

- De organisatie moet professioneel en betrouwbaar zijn;

- Er wordt een branche-exclusiviteit nagestreefd (bijv niet meerdere partners vanuit hetzelfde segment zoals autobanden, brandstof en smeermiddelen, verzekeringen enz.);

- Er mag geen permanente financiële afhankelijkheid met de sponsor ontstaan;

- Sponsoring levert een bijdrage om de beoogde marketingdoelstelling van de NRF te realiseren.

- Er worden schriftelijke sponsorovereenkomsten afgesloten (zie fiscale criteria ten aanzien van bartering).

Ten aanzien van uit de sponsoring voortvloeiende geldmiddelen dient het bestuurlijke uitgangspunt gekozen te worden dat deze middelen worden aangewend om de rittensport in breed kader te promoten. De middelen mogen (eveneens vanwege fiscale regelgeving) niet voor andere aanwendingen benut worden.

Samenvattend wordt voorgesteld om:

- in te stemmen met het hiervoor beschreven uitgangspunten en kernwaarden aangaande het sponsorbeleid van de NRF;

- deze uitgangspunten en kernwaarden ter besluitvorming en vaststelling in de eerstvolgende ledenvergadering aan de leden van de NRF voor te leggen;

- fiscaal overleg met de belastingdienst op te starten.

De vergadering stemt in met bovenstaande uitgangspunten. Wel wordt het bestuur van de NRF dringend geadviseerd in contact te treden met verenigingen die al met sponsorcontracten werken.

11. Rondvraag

De heer D. Vervoort (AC FASNA) verwacht van het NRF bestuur coördinatie bij het vaststellen van de sportkalender. Zonder overleg zijn er in het eerste weekend van september twee nationale evenementen op de kalender geplaatst. Het bestuur zal proberen tijdig problemen te signaleren. Het probleem is dat er voor klassieke evenementen maar een beperkt aantal weekenden geschikt zijn. Bovendien moet afgestemd worden op de evenementen van de FEHAC.

De heer E. Naaijen vraagt of een kaartleesrit van de Van Hornerijders in november nu wel of niet doorgaat. Volgens de heer H. Jongman gaat de rit niet door.

De heer H. Jongman vraagt toestemming op de sportkalender 2008 uit te breiden met een nationale routebeschrijvingsrit in november 2008. De Prinsenstadrit van MAC Delfia telt dan mee voor het nationale kampioenschap. Het bestuur en de vergadering hebben geen bezwaar.

12. Sluiting

Om 22.45 uur (ruim een uur later dan bij de ALV 2007, Ton moet nog wennen aan zijn rol als voorzitter) sluit de voorzitter de vergadering en nodigt de aanwezigen nog uit een drankje te nuttigen.

Vlijmen, 6 mei 2008

A.W. van Oosten, secretaris A. Povel, voorzitter